Ein Weg zur besseren Steuerung meines Unternehmens
von Benjamin Panke
Die Steuerung eines Unternehmens verlangt vor allem die richtigen Informationen zum schnellstmöglichen Zeitpunkt jederzeit zur Verfügung zu haben! Aber warum ist das so und wie kann man dieser Herausforderung begegnen?
In der heutigen Zeit sind Unternehmen einer Vielzahl von – teilweise sehr dynamischen – Einflüssen ausgesetzt. Jede Form von Einfluss – sei sie getrieben von Vorgängen innerhalb des Unternehmens, die aktiv gestaltbar sind, oder von außerhalb und damit eher nicht beeinflussbar – hinterlässt Daten. Ob das Personalkosten, Logistikinformationen oder Wetterdaten und Konjunkturdaten sind – jede dieser Informationen hat Einfluss auf den Erfolg der Unternehmung. Um ein Unternehmen aber erfolgreich zu führen, bedarf es schneller und richtiger Entscheidungen aufgrund der vorher genannten Daten.
Wie können aber aus Daten Informationen werden, mit denen richtige Entscheidungen getroffen werden können? Die Grafik soll dieses verdeutlichen. Jede Form von Information besteht im Ursprung aus Buchstaben, Ziffern oder Zeichen. Sie stehen erst einmal allein und haben keinen Zusammenhang. Die Zeichen werden zu Daten, wenn ihnen eine Syntax zugeordnet wird. Dabei werden aus unstrukturierten Daten schon einmal strukturierte Daten, die aber auch noch keinen sinnvollen Verwendungszweck haben. Werden die Daten allerdings in einen Kontext eingebunden und wird ihnen dadurch eine Bedeutung zugewiesen, entsteht ein Verwendungszweck – es entstehen erstmalig Informationen.
Diese Informationen können schon als Basis für eine Entscheidung dienen. Wissen entsteht aber erst, wenn viele Daten und Informationen zusammentreffen und mit Logik, Struktur, Kontext, Erfahrung etc. angereichert werden. Denn Wissen ist, im Gegensatz zu Informationen, immer handlungsorientiert! Wissen entsteht immer aufgrund von Handlungsmustern und aufgrund von Erfahrungen – im Zusammentreffen mit vielen unterschiedlichen Informationen ergeben sich dann konkrete Hinweise, die zu Entscheidungen führen.
In der Grafik wird das beispielhaft ganz allgemein mit Regen dargestellt. Mit den Zeichen alleine kann der Empfänger noch nichts Konkretes anfangen, erst die Weiterentwicklung zu Daten („Gleich regnet es“) und Information („Regentropfen fallen gleich vom Himmel“) kann aus den Erfahrungen („Achtung Nässe“) die Entscheidung generieren, dass man sich davor schützt und einen Regenschirm bei sich trägt.
Ähnlich verhält es sich auch in der Unternehmung. Je früher der Unternehmer weiß, was einzelne Zeichen und Daten bedeuten, desto eher kann er positive Entscheidungen treffen.
Wie kann also aus vielen, unübersichtlichen Daten Wissen generiert werden? Hierfür stehen sogenannte Managementinformationssysteme zur Verfügung. Früher oft Systeme, die aufgrund des Umfangs und der Komplexität weniger für den KMU-Bereich geeignet waren, wandelt sich dieser Markt sehr schnell, und mit kontool ist jetzt erstmalig ein System vorhanden, welches einerseits die Daten schnellstmöglich zu Informationen werden lässt und anderseits sehr einfach und kostengünstig für den Endanwender ist.
Welche Ziele sollen erreicht werden?
Das Managementinformationssystem soll:
- Gute und klare Steuerungsinformation für den Empfänger liefern
- einfach, schnell und standardisiert sein
Kontool bereitet die Daten so auf, dass ein mehrstufiges, einfach zu verstehendes System entsteht, in dem drei Arten von Informationen zur Verfügung gestellt werden:
- Muss-Informationen
- Soll-Informationen
- Kann-Informationen
Die Muss-Informationen stellen die Kernfakten dar. In diesen ist die inhaltliche Dichte und Detailtiefe sehr hoch, dabei dürfen keine Sachverhalte weggelassen werden, da sonst eine Informationslücke entsteht. Diese Informationen stellen den roten Faden dar.
Die Soll-Informationen stützen sich exakt auf die Muss-Informationen und unterstützen den Leser. Hier werden bspw. auch Grafiken dargestellt. Durch diese werden die Auswertungen auch interessanter für den Leser
Mit den Kann-Informationen sollen das Verarbeiten und Erfassen der Informationen so angenehm wie möglich gemacht werden.
Fallbeispiel
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Die meisten Managementinformationssysteme sind sehr flexible Baukastensysteme, die initial einen hohen Einführungsaufwand haben.
Kontool bietet speziell für KMUs „out of the box“ vorgedachte und standardisierte Schnittstellen zu den verbreitetsten Buchhaltungen wie Datev, BMD, Agenda, Sage etc. Die Daten werden automatisiert übernommen und aufbereitet und in standardisierten Berichten vom Groben bis zum Detail dargestellt.
Hierbei wird natürlich auch nach der Gliederungs-tiefe der Muss-, Soll- und Kann-Informationen unterschieden. Alle aus den Daten gewonnenen Informationen stehen in kontool immer und überall zur Verfügung – für Sie als Unternehmer wird so aus Daten sehr schnell Wissen.
Das Managementinformationssystem kontool nimmt den Entscheider sozusagen wie ein Lotse an die Hand und weist ihm den richtigen Weg. So werden Herausforderungen schnellstmöglich erkannt und es kann frühzeitig gegengesteuert werden. So kann frühzeitig auf auftretende Probleme und Herausforderungen reagiert werden, denn je früher der Unternehmer reagiert, umso einfacher und vor allem auch kostengünstiger sind diese zu beheben. //
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