Nur wer seine Mitarbeiter überzeugen kann, wird neue und innovative Technologien erfolgreich einsetzen.
Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Frau Dr. Kristin Vogelsang über Projektmanagement, Digitalisierung und die Vermeidung von Problemen bei der Software-Einführung.
Frau Dr. Vogelsang, welchen Forschungsbereichen widmet Sie Ihr Lehrstuhl an der Universität Osnabrück?
Das Team des Fachgebiets Organisation und Wirtschaftsinformatik unter der Leitung von Prof. Dr. Uwe Hoppe (www.bow.uni-osnabrueck.de) widmet sich schwerpunktmäßig der Erforschung von Methoden und Instrumenten für den reibungslosen organisatorischen Ablauf in Unternehmen. Neben klassischem und agilem Projektmanagement sowie der adäquaten Unterstützung durch den richtigen Softwareeinsatz spielen vor allem Themen der digitalen Transformation eine besondere Rolle. Hier fokussieren wir uns besonders auf das Zusammenspiel zwischen Mensch und Technologie. Denn eine gut eingesetzte Technologie kann viele Prozesse beschleunigen. Aber es ist wichtig, dass ihr Einsatz von den beteiligten Mitarbeitern verstanden wird. Neben den Jubelrufen über den technologischen Fortschritt werden auch die Bedenken, die damit verbunden sind, immer lauter. Wir untersuchen daher, welche Barrieren existieren und wie diese abgebaut werden können.
„Nur wenn die Mitarbeiter wirklich einen Mehrwert sehen, werden sie die Software auch verwenden.“
Worum geht es in Ihrem Forschungsschwerpunkt Projektmanagement?
Wir setzen uns im Projektmanagement mit dem Einsatz von Methoden und Werkzeugen sowie der dazugehörigen Softwareunterstützung auseinander. Dabei finden die Grundlagen ebenso Beachtung wie aktuelle Entwicklungen des Projektmanagements und seiner Aufgabenbereiche. Es gibt einen starken Drang der Unternehmen nach verlässlichen Kennzahlen und Routinen auf der einen Seite sowie nach agilen Methoden, um dem starken Wettbewerbsdruck gerecht zu werden, auf der anderen Seite. Hier ist ein geschickter Methodeneinsatz notwendig, der verlässliche Daten als Entscheidungsgrundlage liefert und trotzdem innovative Impulse im Unternehmen fördert. Es gilt, Unternehmen dahingehend zu unterstützen, die richtigen Kennzahlen zu erheben, zu messen und zu steuern und daraufhin die richtigen, situationsbezogenen Handlungen folgen zu lassen. Wir untersuchen, welche Maßnahmen in verschiedenen Branchen greifen und übertragen Best Practices auf andere Branchen. Dabei ist es notwendig, gesellschaftliche Entwicklungen im Blick zu behalten.
In Ihrem Forschungsprojekt beschäftigen Sie sich mit der „Analyse der Akzeptanz von Projektmanagement-Software“. Auf welche Faktoren ist eine ineffektive Anwendung der Software meistens zurückzuführen?
Es ist immer wichtig, die für den jeweiligen Zweck passenden Instrumente einzusetzen. Um ein kleines Blumenbeet umzugraben, benötigen Sie keinen Bagger. Das heißt, bevor eine Software eingeführt wird, müssen erstmal die zu unterstützenden Prozesse eindeutig benannt werden. Erst anschließend wird die Frage geklärt, ob eine Software zur Prozessunterstützung benötigt wird. Nur wenn Aufgabe und Software zusammenpassen, können die Mitarbeiter überhaupt den Sinn in der Softwareanwendung erkennen. Die Desktops sind überladen mit Programmen, die fallweise zum Einsatz kommen. Daher steht und fällt die Akzeptanz mit dem verbundenen Nutzen. Nur wenn die Mitarbeiter wirklich einen Mehrwert sehen, werden sie die Software auch verwenden. Nur durch eine Software, wird niemand zum Projektmanagement-Experten. Ineffektiv ist die Anwendung dann, wenn die Programme falsch oder gar nicht genutzt werden. Oder um im Beispiel zu bleiben: Der Bagger vor dem Haus macht aus ihnen noch lange keinen guten Gärtner.
Kernaussagen
- Bei der Einführung einer neuen Software zur Prozessunterstützung muss diese zur Aufgabe passen. Mitarbeiter müssen diese verstehen und von ihr überzeugt sein. Hierzu müssen Fragen zugelassen und Ansprechpartner definiert werden. Der technische Support muss gewährleistet sein.
- Digitalisierung und Projektmanagement sind stark miteinander verknüpft. Projektteams unterstützen bei der Einführung neuer Technologien, wobei gerade agile Projektmanagement-Methoden entsprechen dem Zeitgeist der Digitalisierung eingesetzt werden.
Welche organisatorischen Faktoren können zur Steigerung der Akzeptanz von PM-Systemen beitragen?
Zu Beginn müssen die Projektmanagementprozesse klar definiert sein und auch gelebt werden. Dazu benötigt man nicht zwangsläufig sofort eine Software. Mit gut geschultem Personal ist die Einführung einer Projektmanagement-Software viel leichter und die spätere Nutzung effizienter. Eine Gefahr besteht, wenn die Softwareverwendung nicht kommuniziert wird. Es entstehen schnell Gerüchte und Unmut. Man muss mit allen Ebenen über den Sinn der Software sprechen, Fragen zulassen und geeignete Ansprechpartner definieren. Die Mitarbeiter sind sensibel, gerade in Bezug auf Datensicherheit und Nachverfolgbarkeit. Ehrlichkeit und Transparenz sind ganz wichtige Faktoren. Neben Bekanntmachungen können gute Key-User Konzepte helfen. Zusätzlich muss der technische Support gewährleistet sein. Nichts frustriert die Mitarbeiter dauerhaft mehr, als nicht weiterarbeiten zu können. Da entsteht schnell ein negatives Image der Software. Wenn Mitarbeiter dann auf andere Produkte ausweichen, entstehen Medienbrüche, die zu Ineffektivität führen.
Gibt es schon ein Referenzmodell für das Projektmanagement im Mittelstand?
Tatsächlich existiert ein Referenzmodell zum Projektmanagement für den Mittelstand. Wir haben es im Fachgebiet vor einigen Jahren entwickelt. Aber sowas muss sich laufend weiterentwickeln. Viele KMU schrecken oft schon vor dem Begriff Referenzmodell zurück. Das klingt bürokratisch. Wichtig ist gerade im Mittelstand, dass die Unternehmen sich wiederfinden. Das geht häufig besser durch eine direkte Ansprache oder im gegenseitigen Austausch. Hier sind sehr pragmatische und passgenaue Lösungen gefragt. Als Grundlage dafür kann das Referenzmodell eine sehr gute Vorlage sein. Es zeigt halt die Möglichkeiten auf, wohin die Reise im Projektmanagement gehen kann.
„Wichtig ist gerade im Mittelstand, dass die Unternehmen sich wiederfinden. Das geht häufig besser durch eine direkte Ansprache oder im gegenseitigen Austausch.“
Welchen Stellenwert nimmt das Thema „Projektmanagement“ im Kontext der digitalen Transformation ein?
Diese beiden Themen sind stark verknüpft. Digitalisierung wird in den Unternehmen immer mit Projekten verbunden sein. Allein die Einführung digitaler Technologien oder die Umstellung auf digital gestützte Prozesse haben einen Projektcharakter. Nehmen Sie die Einführung digitaler Zwillinge in der Produktion: Hier stoßen verschiedene Welten aufeinander, die gemeinsam gute Lösungen erarbeiten sollen. Das ist nur mit einem anerkannten Projektteam zu stemmen. Aber das bedeutet auch, die eigene Komfortzone zu verlassen. Gerade agile Projektmanagement-Methoden entsprechen damit immer stärker dem Zeitgeist der Digitalisierung. Digitale Trends setzen auf schnelle Ergebnisse und komplexe Lösungen. Diese Anforderungen werden immer lauter.
Gerade für KMU ist die digitale Transformation eine Herausforderung. Wie unterstützt Ihre Forschung KMU?
Derzeit führen wir Umfragen durch, um Barrieren der digitalen Transformation zu identifizieren und Handlungsempfehlungen zu erarbeiten. Wir entwickeln daraus einen Maßnahmenkatalog zur Überwindung der Barrieren. Viele unserer Praxispartner sind KMU und dies spiegelt sich auch in unserer Forschung wider. Wir bieten den Unternehmen an, den eigenen Stand der digitalen Transformation über den Fragebogen zu erheben. Dadurch lassen sich unterschiedliche Problembereiche unabhängig voneinander erkennen. Wir werten die Daten aus und entwickeln einen ersten Handlungsrahmen. Mit diesen Ergebnissen lassen sich zielgerichtet Lösungswege entwickeln, um Barrieren abzubauen. Der konkrete Lösungsweg wird dann in tiefgehenden Gesprächen weiter ausgearbeitet und angepasst. So sollen Unternehmen an den richtigen Stellen die richtigen Maßnahmen ergreifen können, um die digitale Transformation verantwortungsvoll und erfolgreich umzusetzen. Mein Kollege Herr Brink und ich sind da gerne direkte Ansprechpartner und steigen in den direkten Dialog mit den Unternehmen ein.
Für interessierte Unternehmen ist dabei unsere Webseite die beste Anlaufstelle. (www.bow.uni-osnabrueck.de/unternehmenskooperationen/praxispartner_werden.html)
Das vollständige Interview finden Sie auf: https://www.trendreport.de/projektmanagement-geschickter-methodenansatz-notwendig/
Kontaktieren Sie Dr. Kristin Vogelsang
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