Die wichtigsten Stellschrauben, um dem Fachkräftemangel zu begegnen

von Sabine Hentschel

Der Schmerz liegt bei nahezu allen Unternehmen an der gleichen Stelle. Die Firmen kämpfen mit zu wenig qualifizierten Bewerbern gegenüber einer zu hohen Zahl an Vakanzen. Es gibt nicht das allheilende Geheimrezept, aber es gibt eine ganze Menge Stellschrauben, an denen wir optimieren können, um schnellere und bessere Erfolge im Recruiting zu erzielen.

In den meisten Fällen ist es möglich, die Bewerberzahlen und monatlichen Hires in einem Zeitraum von zwei bis drei Monaten zu verdoppeln und mittelfristig sogar zu verdreifachen.

Hier die wichtigsten Stellschrauben

1. Recruiting vom Human Resources-Tagesgeschäft abkoppeln

Recruiting braucht Raum und Zeit im Arbeitsalltag. In vielen Unternehmen ist das Recruiting noch immer eine von vielen Aufgaben der HR-Referenten oder Businesspartner. Im Daily Business ist der Workload jedoch erfahrungsgemäß so hoch, dass das Recruiting hinten runterfällt. Personalgewinnung ist nichts, was man eben mal nebenbei macht. Die Generierung von Bewerbern und eine qualitativ hochwertige Kandidatenauswahl ist zeitintensiv und mittlerweile auch zu vielschichtig, um es am Rande mitzubearbeiten. Recruiter sollten ausschließlich für die Mitarbeitergewinnung verantwortlich sein und sich darauf fokussieren. Daher also das Recruiting vom HR-Tagesgeschäft abkoppeln und in eine eigene Stelle oder eine eigene Abteilung packen.

2. Geschwindigkeit ist das A und O

Das klingt so banal und selbstverständlich, ist aber leider bittere Realität: Viele Unternehmen haben zu lange Reaktionszeiten. So bleiben eingehende Bewerbungen oft Wochen und Monate unangetastet, weil im Tagesgeschäft schlichtweg die Zeit fehlt.

Die begehrten Kandidaten sind genauso schnell wieder weg vom Markt, wie sie gekommen sind.

Bewerbungen sollten tagesaktuell gesichtet und Top-Kandidaten innerhalb weniger Tage zum ersten Gespräch eingeladen werden. Gerne auch vorab via Video-Call, wenn sich die Terminfindung schwierig gestaltet. Gerade für jüngere Kandidaten ist das heute selbstverständlich.

3. Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten

Es muss einen klar definierten Recruiting-Prozess und vor allem klar definierte Verantwortlichkeiten geben. Dieser Prozess muss dokumentiert und mit allen Beteiligten abgestimmt sein. Im Idealfall werden dort auch Sollzeiten für den zeitlichen Ablauf hinterlegt. In der Regel ist es sinnvoll, wenn der Recruiter die Gesamtverantwortung für den Recruiting-Prozess übernimmt, d. h. er muss auch Dampf auf den Kessel bringen, wenn der Prozess stockt, weil die Fachabteilungen zu lange kein Feedback zu Kandidaten geben oder nicht ausreichend Bewerbungen eingehen. Zudem sollte er auch dafür Sorge tragen, dass alle Stellenausschreibungen des Unternehmens aus einem Guss sind. In der Realität kocht häufig jede Fachabteilung ihr eigenes Süppchen.

„In den meisten Fällen ist es möglich, die Bewerberzahlen und monatlichen Hires in einem Zeitraum von zwei bis drei Monaten zu verdoppeln und mittelfristig sogar zu verdreifachen.“

Sabine Hentschel

4. Easy Apply

Zu lange Bewerbungsprozesse sind für Kandidaten frustrierend und haben in der Regel auch eine abschreckende Wirkung. Kandidaten legen Wert auf einen einfachen und unkomplizierten Bewerbungsprozess. Zeitgemäß sind Online-Bewerbungen. Im Idealfall über ein Bewerbermanagementsystem. Doch wenn dies vorsieht, dass sich Kandidaten im Vorfeld registrieren und unzählige Felder ausfüllen sollen, wirkt das negativ auf die Bewerberzahlen. Die Hürde für eine Bewerbung muss auf ein Minimum reduziert werden.

Bewerbungsanschreiben gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Viele Unternehmen verzichten auch im ersten Schritt auf Zeugnisse und fordern diese erst im Falle eines Vertragsangebotes nach. Easy Apply ist angesagt. D. h. eine Bewerbung kann mit nur wenigen Angaben (Name, Vorname, E-Mail, Telefonnummer und Lebenslauf) eingereicht werden. Noch komfortabler ist die Option einer Bewerbung mit dem Xing- oder LinkedIn-Profil. Hier reicht dann die Verlinkung mit dem Profil und die Bewerbung ist mit nur einem Klick platziert.

Geschwindigkeit ist eine der zentralen Stellschrauben für ein zeitgemäßes Sourcing.

5. Ansprechende, zeitgemäße und vor allem aussagekräftige Stellenausschreibungen

Sehr häufig ist bereits der Jobtitel einer Stellenausschreibung nicht ansprechend oder nicht aussagekräftig. Wird nicht deutlich, worum es sich bei dem ausgeschriebenen Stellenangebot handelt, kann das zu einer erhöhten Absprungrate im Bewerbungsprozess führen. Potenzielle Bewerber gehen hierdurch verloren. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Ausschreibung „Ingenieur (m/w/d) gesucht“. Von welchem Ingenieur sprechen wir hier? Ist es der Bauingenieur für den Tiefbau oder der Embedded-Software-Ingenieur oder der Akustik-Ingenieur oder vielleicht der Chemieingenieur für die Pharmabranche? Ähnliches gilt für betriebsspezifische Jobbezeichnungen oder Abkürzungen, die für Außenstehende nicht klar erkennbar sind. Auf einen aussagekräftigen Jobtitel in der Ausschreibung achten!

Präzise Beschreibungen der gesuchten Funktion können Ihnen und den Bewerbern Zeit und auch lästige Rückfragen ersparen. Hier ist ein klassisches Beispiel: die Reisetätigkeit. Wie hoch ist der Reiseanteil und in welcher Region? Also statt einfach nur „Reisebereitschaft“ im Anforderungsprofil anzugeben, besser „Reisebereitschaft (ca. 40 Prozent) in der D/A/CH-Region“.

Formulieren Sie die Stellen ansprechend und in einem zeitgemäßen Wording. Wie häufig werden alte Stellenausschreibungen aus der Ablage gekramt und 1:1 wie schon vor 20 Jahren wieder ausgeschrieben. Stelleninhalte verändern sich und auch das Wording! Top-Kandidaten wollen auch Top-Jobs. Gestalten Sie den Inhalt so aussagekräftig wie möglich, aber auch so kurz wie möglich. Die Kombination aus kurzen und zugleich informativen Texten ermöglicht einen schnelleren Überblick und wird dem Kandidaten besser im Gedächtnis bleiben.

Mit der optischen Gestaltung und dem Text der Stellenausschreibung verraten Sie bereits sehr viel über die Firmenkultur. Achten Sie daher auf eine ansprechende, zeitgemäße und vor allem auch fehlerfreie Ausschreibung. Vor allem Letzteres erscheint so banal und völlig selbstverständlich, ist es aber in der Realität nicht. Häufig schleichen sich Tippfehler, Copy-Paste-Fehler, Formatierungsfehler etc. ein, weil am Ende niemand die online geschaltete Anzeige prüft. Daher fällt es oftmals auch nicht auf, wenn z. B. die Verlinkung zum Bewerbungsformular nicht funktioniert.

Du oder Sie in der Anzeige? Auch das ist eine wichtige Frage. Wenn Sie im Unternehmen die Duz-Kultur pflegen, sollten Sie das auch bereits in der Ausschreibung so handhaben. Das „Du“ ist Ausdruck der Firmenkultur geworden. Wenn Sie sich bei der Frage ertappen, ob sich möglicherweise ein Bewerber daran stört, dann denken Sie daran, dass dieser vermutlich auch nicht in Ihr Unternehmen passt.

Kernaussagen

  • Recruiter sollten die Gesamtverantwortung für den Recruitingprozess übernehmen und ausschließlich für die Mitarbeitergewinnung verantwortlich sein.

  • Einfach gehaltene Bewerbungsverfahren und eine Bewerbermanagementsoftware helfen, Prozesse zu beschleunigen und mit einem starken Unternehmensbrand zu überzeugen.

  • Stellenausschreibungen müssen ansprechend und aussagekräftig sein, um eine erhöhte Absprungrate im Bewerbungsprozess zu vermeiden. Es gibt weit mehr Möglichkeiten als Online-Anzeigen.

6. Ordentliches Handwerkszeug

Kaum zu glauben, aber wahr. Oftmals arbeiten selbst große Unternehmen noch immer ohne Bewerbermanagement-Software oder diese ist nicht sinnvoll für das Unternehmen customized und wird daher nicht durchgängig verwendet. Folglich werden immer noch mehr Werkstudenten und Praktikanten eingestellt, um den hohen Workload aufzufangen, der für das manuelle Bewerbermanagement erforderlich ist. Das Hamsterrad dreht sich immer schneller.

Wer soll hier den Überblick über die Einladungen, Absagen, Doppelbewerbungen etc. behalten? Viele Bewerber erhalten erst gar keine Eingangsbestätigung oder Absage. Aber keine Nachricht ist ja bekanntlich auch eine Nachricht. Ganz zu schweigen vom mangelnden Datenschutz. Dabei gibt es selbst für kleine und mittlere Unternehmen bezahlbare und sinnvolle Lösungen.

7. Starken Unternehmens-Brand entwickeln

Im War for Talents sind sich die Kandidaten ihrer Position sehr wohl bewusst. Gerade die Potenzialträger wissen sehr genau, was sie wollen und was sie nicht wollen. Hier sind eine schlechte Arbeitgeber-Reputation auf Bewertungsportalen wie Kununu, eine unhöfliche Begrüßung am Empfang oder eine überhebliche Atmosphäre im Vorstellungsgespräch ein absolutes K.-o.-Kriterium. Selbst Bewerbern, die nicht in die engere Wahl kommen, sollte der nötige Respekt entgegengebracht werden. Auch sie tragen zur Außendarstellung bei.

Außerdem gilt: Tue Gutes und rede darüber. Wer attraktive Sozialleistungen oder Karrierechancen zu bieten hat, sollte diese in der Stellenanzeige oder im ersten Interview erwähnen. Aber Vorsicht: Nur mit der Aussicht auf ein gutes Gehalt und Aufstiegsmöglichkeiten lässt sich die Young Generation nicht mehr so einfach beeindrucken. Bewerber erwarten zunehmend, dass ihr Arbeitgeber auch soziale Verantwortung trägt z. B. im Sinne von sauberer Energieerzeugung, Klimaschutz oder Fair Trade.

8. Zeitgemäße und breite Sourcing-Kanäle

Online-Stellenanzeigen sind nach wie vor ein zentrales Recruiting-Instrument, aber als ausschließlicher Kanal nicht mehr ausreichend. Zu den Top-3-Kanälen zählen neben den Online-Anzeigen das Active Sourcing und das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm. Für den optimalen Erfolg benötigen Sie einen Sourcing-Mix (siehe Kasten unten).

Kreativität ist gefragt

Der Fantasie für Ihre Recruiting-Kanäle sind keine Grenzen gesetzt. Erlaubt ist alles, was Erfolg versprechend erscheint. Radiospots sind beispielsweise ein gutes Medium, wenn eine größere Zahl Vakanzen mit gleichem Profil gesucht wird. Ähnliches gilt für Plakatwerbung, mobile Litfaßsäulen oder Postwurfsendungen. Für manche Stellen ist auch hin und wieder die Old-Fashion-Printanzeige im örtlichen Wochenblatt sinnvoll. Aber auch Stellenanzeigen auf Kaffeebechern oder Brotzeittüten beim Bäcker neben dem Mitbewerber können ein adäquates Medium sein. Die Kanäle müssen auch nicht immer zwangsläufig hohe Kosten verursachen, wie z. B. Aushänge an Meisterschulen und Fortbildungsinstituten.

Mit einer sehr simplen, aber wirklich genialen – und vor allem budgetschonenden – Idee startete Ikea vor einigen Jahren eine Recruiting-Kampagne. Für ein neues Möbelhaus wurden mehrere Hundert Mitarbeiter gesucht. Ikea legte die Stellenanzeigen einfach den Möbelpaketen bei und nutzte so das eigene Produkt als Medienkanal. //


Beispiele und Trends für Sourcing-Kanäle

Online-Stellenanzeigen

    Neben den großen Plattformen wie Step-stone, Monster, Jobware, Stellenanzeigen.de, Xing, LinkedIn gibt es eine unzählige Menge an kleineren fachspezifischen Portalen, die sich auf spezielle Berufsgruppen fokussieren, z. B. Humanresourcesmanager.de für HR-Jobs, Salesjob.de für den Sales- Bereich, Ingenieur.de für Ingenieure oder Absolventa.de für Absolventen und Young Professionals. Aber auch Ebay-Kleinanzeigen ist zwischenzeitlich eine durchaus gängige und vor allem äußerst günstige Plattform für Stellenausschreibungen geworden.
    Ein sehr hilfreicher und komfortabler Weg ist, die Anzeigen über eine Multiposting- Agentur zu schalten. Das heißt, Sie müssen nicht bei einer Anzeigenbörse große Kontingente kaufen oder mit jeder Börse einzeln die Preise verhandeln. Die Agentur berät Sie zum einen bei der Auswahl des richtigen Kanals für die jeweilige Stelle, übernimmt die Anzeigenschaltung und Sie erhalten zudem noch einen ordentlichen Rabatt auf die Listenpreise. Beispielagenturen sind Personalwerk, Raven51 oder Westpress.

    Active Sourcing

    Auch Active Sourcing ist nicht neu, bleibt aber nach wie vor ein wichtiger Kanal im Recruiting. Die gängigen Plattformen dafür sind noch immer Xing und LinkedIn. Viele Unternehmen bauen bereits inhouse einen eigenen Active-Sourcing-Bereich auf. Allerdings ist ein Recruiter-Zugang bei den Portalen dafür notwendig. Wussten Sie, dass ca. 80 Prozent aller wechselwilligen Kandidaten nicht aktiv suchen?

    Mitarbeiter werben Mitarbeiter

    Die Anwerbung potenzieller Kandidaten über die Empfehlung eines bereits bestehenden Mitarbeiters ist in den meisten Unternehmen Standard. Allerdings sind die Ausbaustufen unterschiedlich. Unternehmen, die das Programm mit sehr hohen Prämien, teils mehreren Tausend Euro, belegen, erzielen bis zu 50 Prozent ihrer Neueinstellungen über das Empfehlungsmarketing.

    Teaser-Kampagnen

    Nahezu alle Social-Media-Kanäle bieten Teaser-Kampagnen an. Xing und LinkedIn beispielsweise ermöglichen, die Zielgruppe genau nach demografischen Merkmalen wie Bildungsniveau, Karrierestufe, Branchenverteilung, Region oder Altersgruppe zu filtern. So kann eine treffsichere Positionierung des Teaser-Textes mit dem Link zur Stellenanzeige an potenzielle Kandidaten adressiert werden. Aber auch auf Google oder Facebook, Instagram und Twitter werden Teaser ausgespielt. Neben aktiv suchenden Kandidaten können Sie so auch latent wechselwilligen Bewerbern beispielsweise über eine Twitter-Card mal zuzwitschern.

    Hackathon & Co.

    Eine gute Möglichkeit, um Kandidatinnen und Kandidaten kennenzulernen, sind interaktive Formate wie Meetups, Barcamps, World Cafés und vor allem Hackathons. Letztere haben sich primär im technischen Umfeld etabliert. Die Events zeichnen sich durch eine lockere Atmosphäre, reichlich Essen und große Kreativität aus. Hackathons – auch „Hack Day“, „Hackfest“ und „Codefest“ genannt – laufen in der Regel über ein oder mehrere Tage und werden vom Unternehmen selbst veranstaltet. Die Teilnehmer arbeiten einzeln oder in kleinen Gruppen an realen Aufgabenstellungen aus dem Unternehmensalltag und entwickeln neue, kreative Lösungsansätze oder sogar Prototypen. Am Ende bleiben also für den Fachbereich ein nützlicher Outcome und für HR neue Potenzialträger. Kandidaten, die an solchen Veranstaltungen teilnehmen, brennen in der Regel für ihren Beruf.
    Das Event bietet viel Raum, den Menschen und sein Know-how kennenzulernen. Zudem stellt es eine ideale Bühne für Brains, Tüftler und Querdenker, die vielleicht auf dem Papier nicht überzeugen, aber dennoch geniale Inputs für ein Unternehmen liefern. Aber natürlich ist es im Gegenzug auch eine Chance, die Kandidatinnen und Kandidaten vom Unternehmen zu begeistern.

    Virtuelle Recruitingmessen

    Online-Karrieremessen finden zwischenzeitlich im In- und Ausland regelmäßig statt und sind vom Prinzip her genauso aufgebaut wie eine „normale“ Karrieremesse – nur eben online. Sie bieten einen virtuellen Treffpunkt mit Info-Ständen der Unternehmen, ein Auditorium für Vorträge und Sitzecken für einen Plausch mit Besuchern. So kommen Sie bequem vom Schreibtisch aus per Echtzeit-Chat oder Video-Interview ins Gespräch mit Kandidatinnen und Kandidaten aus aller Welt. Nach dem ersten Eindruck entscheiden beide Seiten, ob eine nächste Runde im Real Life stattfinden soll. Zu finden unter www.it-jobmesse.de oder www.jobunication.online/de

    Mobile Recruiting-Plattformen

    Apps für Young Professionals wie „Truffls“ übertragen das Tinder-Prinzip auf die Jobsuche und liefern mit intelligenten Matching-Technologien den passenden Bewerber zur Stelle und umgekehrt. Die One-Click-Bewerbung via Smartphone und Co. steht für einen flotten, intuitiven und übersichtlichen Bewerbungsprozess. Das heißt, ein Swipe nach rechts kommt bereits einer Bewerbung gleich. Eine Alternative dazu ist „Talenthero“, wenn es um die Besetzung von Ausbildungsplätzen geht. Die Apps sind extrem schnell. Erste Bewerber erhalten Sie bereits wenige Stunden nach Anzeigenschaltung. Außerdem sind die Plattformen ideal für seltene Stellenprofile, nach denen nicht aktiv gesucht wird.


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