RPA macht Unternehmen krisensicherer

Je effizienter ein Unternehmen agiert, desto sicherer ist seine Marktposition.

von Milad Safar und Julian Beckers

Der Einsatz von „Robotic Process Automation“ (RPA) ist ein Ansatz, um Konjunkturschwächen zu überstehen und personelle Engpässe zu überbrücken. Durch die Automatisierung können Unternehmen materielle und personelle Ressourcen einsparen und gleichzeitig die Effizienz der Unternehmensabläufe steigern. Dies ist besonders im Angesicht einer nahenden Rezession von Bedeutung. Denn je effizienter ein Unternehmen agiert, desto sicherer ist die Marktposition in rezessiven Zeiten.

Immer mehr Unternehmen setzen daher Tools wie RPA oder „Cognitive Process Automation“ (CPA) ein, um die Bearbeitungszeiten zu beschleunigen, die Datenqualität zu verbessern und das operationelle Risiko zu reduzieren. Generell helfen diese Technologien, Kundenpräferenzen zu verstehen und Geschäftsprozesse zu verbessern. Im Idealfall müssen Unternehmen, die so ihre Prozesse und Kosten in den Griff bekommen haben, auch in Krisenzeiten keine Mitarbeiter entlassen. Und mit genügend Daten – gewonnen durch KI-Tools – können sie sogar Krisen vorhersehen und frühzeitig präventive Maßnahmen ergreifen.

„Mit genügend Daten – gewonnen durch KI-Tools – wird es Unternehmen möglich sein, Krisen vorherzusehen und frühzeitig präventive Maßnahmen zu ergreifen.“

Mit RPA und CPA negative Entwicklungen rechtzeitig erkennen

Intelligente Bots erkennen selbstständig die Nichteinhaltung von Key-Performance-Indikatoren (KPIs), „Service Level Agreements“ (SLAs) oder Compliance-Richtlinien. Bei negativen Abläufen und Anomalien in Prozessen sind sie in der Lage, gegenzusteuern, indem sie geeignete Maßnahmen einleiten oder den Verantwortlichen Handlungsoptionen aufzeigen.

Funktionsfähigkeit auch bei verringertem Personalstand gewährleistet

Konjunktureinbrüche erfordern es manchmal, dass Unternehmen Arbeitnehmer wegen dringender betrieblicher Erfordernisse nicht weiter beschäftigen können. Das muss aber nicht zwangsläufig zu Produktions- beziehungsweise Leistungseinbußen oder sogar zum Ende des Betriebs führen. Eine Vielzahl von Aufgaben können auch von Software-Robotern übernommen werden, um die Funktionsfähigkeit des Betriebs auch bei verringertem Personalstand zu gewährleisten.

Bestellprozesse automatisieren

Beispielsweise lassen sich die einzelnen Bearbeitungsschritte von Kundenbestellungen mithilfe von RPA schnell und einfach automatisieren. Zudem kann der Software-Roboter den aktuellen Lagerbestand anpassen, um automatisch Nachbestellungen zu initiieren. Weiterhin lassen sich die logistischen Abläufe durch intelligente Lagersysteme optimieren.

Lohnbuchhaltung im Griff

Im Bereich der Lohnbuchhaltung können Software-Roboter Änderungen an den Stammdaten, von Lohnsteuerklassen oder Freibeträgen übernehmen. Auch die Übertragung von Daten aus den Zeit-Management-Systemen lässt sich mithilfe von RPA optimieren bzw. automatisieren und sämtliche Daten lassen sich auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität überprüfen.

Grundfunktionen des Unternehmens nicht gefährdet

Intelligente Bots können das aktuelle Beschwerdeaufkommen auswerten und bis zu einem gewissen Grad die Kundenkommunikation im Support übernehmen. Grundsätzlich können alle standardisierten Prozesse, die mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden sind, durch einen Bot erledigt werden. Sind Unternehmen also gezwungen, Mitarbeiter zu entlassen, ist der operative Geschäftsbetrieb sicherlich nicht mehr optimal organisiert, aber keineswegs gefährdet.

Drohende Insolvenz abwenden

Zudem drängt sich der Einsatz von Bots gera­de auch für Situationen auf, in denen es darum geht, eine drohende Insolvenz abzuwenden. Viele Fehler im Bereich Rechnungsprüfung, Lieferantenbewertung, Forderungs-Manage­ment, Zahlungseingangsverarbeitung, Liqui­ditätsplanung und Kennzahlen-Management können zu einer Insolvenz führen oder in Krisenzeiten eine Insolvenz beschleunigen. Diese Feh­ler können durch eine automatisierte Über­wachung vermieden bzw. verringert werden. Denn solche Vorgänge sind wie gemacht für eine Lösung mittels RPA, die diese Tätigkeiten automatisiert, schnell und fehlerfrei ausführt.

Verlust von Mitarbeitern nicht gänzlich kompensierbar

Der Einsatz von Software-Robotern kann den Verlust von Mitarbeitern nur bis zu einem gewissen Grad kompensieren. Aber mit ihrer Hilfe lässt sich immerhin verhindern, dass ein Unternehmen dadurch in eine mitunter tödliche Abwärtsspirale gerät. Es ist somit nicht ganz korrekt, wenn Prozessautomatisierungslösungen in toto als Jobkiller verdammt werden. Gerade durch ihre Fähigkeiten, bestimmte Aufgaben zu übernehmen und das auch noch kostengünstig, sind sie in der Lage, ein Unternehmen und damit eine Vielzahl von Arbeitsplätzen vor dem Aus zu bewahren. //


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Milad SafarJulian Beckers

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Bild von Pete Linforth auf Pixabay

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